Você também já se orgulhou de ser um “profissional multitarefa”? Então saiba que não está sozinho, afinal, muitas pessoas usam essa característica como um distintivo de honra. Aliás, não é incomum encontrar vagas de emprego procurando um profissional multitasking. Mas, será mesmo que este atributo é motivo de brio?

O que é um profissional multitarefa?

O profissional multitarefa, ou multitasking, é aquele que faz várias coisas ao mesmo tempo. Atende o telefone enquanto responde um e-mail. Redige um artigo enquanto assiste ao noticiário. Faz uma pesquisa enquanto responde o amigo nas redes sociais. Mas quando se trata de Gestão Virtual, acredite, isso não é uma qualidade.

No ambiente corporativo, onde se está sob pressão constante e com prazos apertados a cumprir, fazer várias coisas ao mesmo tempo pode não ser questão de escolha. No entanto, quando você trabalha remotamente é possível tomar alguns cuidados para que essa prática não atrapalhe o seu desempenho. 

Por que esse profissional não existe?

As pessoas se tornam menos produtivas quanto fazem tudo ao mesmo tempo. Segundo um estudo da Harvard Business Review, o cérebro demora aproximadamente 15 minutos para retomar o foco entre uma tarefa e outra. O resultado é cerca de 40% menos produtividade.

O fato é que não existe um profissional multitarefa, mas sim aquele que está constantemente alternando entre contextos. Entre cada alternância você perde foco, concentração e, consequentemente, qualidade em seu trabalho. Quando você coordena a si mesmo e seu faturamento depende da sua produtividade, isso é definitivamente algo a ser evitado.

Um ponto comum entre quase todo gestor virtual é aquela sensação de saber que “estava prestes a fazer alguma coisa” e de não ter ideia do que era. Isso porque o cérebro possui um limite de informações a serem armazenadas e processadas.

Tentar forçá-lo a fazer mais do que isso gera uma sobrecarga, levando-o a escolher o que deve ou não ser processado. É por isso que quem tenta fazer tudo ao mesmo tempo sente constantemente que não está entregando o suficiente.

Você já tentou ler um livro e assistir TV ao mesmo tempo? Terminar um projeto importante enquanto verifica o Facebook? Acredito que quando isso acontece você não consegue lembrar de nada que acabou de ler ou ver, não é mesmo? É exatamente isso que acontece com os profissionais multitarefas e é por isso que acreditamos que essa qualidade, na verdade, não existe.

Por que nos sentimos bem quando somos multitarefa?

Apesar de todos os malefícios desta prática em termos de produtividade e eficiência, não é isso que o seu cérebro pensa quando você o faz. Estudos mostram que todas as vezes que o cérebro entende que uma tarefa foi concluída, ele nos recompensa por isso, liberando pequenas doses de dopamina.

Este hormônio é o responsável pela sensação de prazer e bem-estar todas as vezes que você pára o seu trabalho para responder um e-mail, checar as redes sociais ou começar outro projeto para aproveitar aquele insight incrível que você teve durante o café da manhã. Isso faz com que os profissionais multitasking fiquem presos às pequenas tarefas e não consigam avançar.

Se você é um Gestor Virtual, sabe que um projeto atrasado pode te prejudicar seriamente e levar a uma verdadeira bola de neve de coisas por fazer. Logo, se quer deixar de lado essa sensação de que “algo está faltando” e produzir mais e melhor em menos tempo, disciplina é fundamental.

Conheça os malefícios do trabalho multitarefa

A essa altura você já entendeu que fazer tudo ao mesmo tempo, na verdade, significa fazer menos do que poderia em cada tarefa. Veja agora exatamente como o trabalho multitarefa prejudica o Gestor Virtual e como mudar isso.

Falta de foco

O cérebro só consegue se concentrar efetivamente em uma tarefa por vez. É possível, sim, fazer várias coisas ao mesmo tempo, principalmente quando você trabalha em casa e faz a sua própria rotina. No entanto, é praticamente impossível fazer isso com 100% de desempenho em todas elas.

Maior nível de estresse

Quando você se expõe a situações como estas, o corpo acaba liberando cortisol, conhecido como hormônio do estresse. A curto prazo, tudo o que você pode sentir é aquela fadiga mental no fim do dia. 

Porém, a longo prazo, a saúde pode ser seriamente prejudicada pela exposição constante ao estresse, levando à depressão, ganho de peso, diminuição da saúde do coração, aumento da pressão arterial, entre outros.

Maior probabilidade de erros

Quando seu cérebro precisa escolher entre uma tarefa ou outra como prioridade, os erros acontecem. Na hora é difícil perceber esses erros, assim, duas situações podem ocorrer: entregar o trabalho com vários erros e se prejudicar junto ao cliente; ou gastar ainda mais tempo refazendo e corrigindo-os.

Em um primeiro momento, ser um profissional multitarefa pode até parecer positivo, quando na verdade causa retrabalho e perda de tempo.

Como eliminar o trabalho multitarefa e se tornar mais produtivo?

Agora chegou o momento de você saber como eliminar o trabalho multitarefa da sua vida e tornar seu trabalho mais produtivo. Eu garanto que você vai ter mais êxito quando aprender a trabalhar uma coisa de cada vez.

Elimine distrações

Pode parecer ruim no início, mas eliminar distrações apenas trará benefícios ao seu trabalho como Gestor Virtual. Sabemos que pode ser tentador ler uma mensagem quando a notificação chega. Ainda que pareça inofensiva, esta atitude prejudica o foco e o fluxo de trabalho.

Durante o horário definido para trabalhar, foque nisso. Desative as notificações do seu telefone e, se possível, deixe-o no modo “não perturbe”. O mesmo serve para as redes sociais ou qualquer outra distração.

O ideal é definir pequenos intervalos para responder e-mails e conferir as mensagens. Além de evitar todos os prejuízos do trabalho multitarefas, isso te tornará mais organizado e produtivo. Ademais, pequenas pausas programadas durante o trabalho remoto são sempre bem-vindas.

Organize o tempo

A dica acima serve para todas as áreas do seu dia a dia como Gestor Virtual e, inclusive, da vida pessoal. Se não podemos ter um dia com 26 horas, então por que não organizar melhor as horas que temos?

Anote em um papel ou agenda virtual todas as tarefas que precisa concluir durante o dia e defina um tempo para cada uma delas. Isso inclui projetos, criação de conteúdo, contato com clientes e parceiros, atualizar as mídias sociais, entre outras. Quanto mais controle você tiver sobre as coisas, mais se sentirá eficiente.

Agrupe as tarefas

A melhor maneira de evitar distrações é separando tarefas grandes em várias outras menores. Lembra do que mencionamos sobre a liberação de dopamina toda vez que você conclui uma tarefa? Isso acontecerá sem que você precise alternar entre atividades distintas.

Outra boa prática para melhorar o trabalho é agrupar as atividades em grupos por afinidade. Assim você não mudará bruscamente o contexto das tarefas quando alternar entre elas. Seu cérebro agradece!

Deixar de ser um “profissional multitarefa” não apenas te tornará mais produtivo, como te ajudará a ter mais consciência sobre cada atividade. Isso te deixará menos sobrecarregado, menos estressado e mais eficiente, o que é excelente para a jornada de um Gestor Virtual. Você se surpreenderá como você conseguirá terminar suas tarefas mais cedo e com muito mais qualidade.

Aproveite esse post para seguir o blog nos mais diversos canais de redes sociais. Estamos presentes no Facebook, Instagram, Twitter, Linkedln, Youtube, Pinterest, Telegram e Whatsapp.